Polisi preifatrwydd

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn egluro pam rydym yn casglu eich data personol a beth rydym yn ei wneud ag ef. Mae hefyd yn egluro eich hawliau a sut i’w gorfodi.

Pwy sy’n rheoli'r gwasanaeth hwn

Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM (GLlTEM) sy’n rheoli’r gwasanaeth hwn, sef un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ).

MoJ yw’r rheolydd data at ddibenion diogelu data. Mae siarter gwybodaeth bersonol yr MoJ yn egluro sut mae'r MoJ yn prosesu data personol.

Fel rhan o’r MoJ, mae GLlTEM yn gyfrifol am benderfynu sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio ac am ddiogelu'r data personol rydych yn ei ddarparu.

Mae rhagor o wybodaeth am ddefnyddio’r gwasanaeth hwn yn y telerau ac amodau.

Y data personol sydd ei angen arnom

Rydym angen y data personol canlynol ar gyfer y gwasanaeth hwn:

• enw'r ceisydd
• enw'r unigolyn y mae'r ceisydd yn ysgaru
• tystiolaeth o newid enw'r ceisydd os yw wedi'i newid ers iddynt briodi
• tystiolaeth o newid enw'r unigolyn y mae'r ceisydd eisiau ysgaru (os gwnaethant ei newid)
• copi o'r dystysgrif priodas a'r manylion sydd arni
• y wlad y mae’r ceisydd yn preswylio’n arferol ynddi
• y wlad y mae'r unigolyn y mae'r ceisydd eisiau ei ysgaru yn preswylio'n arferol ynddi
• p'un a yw'r ceisydd yn preswylio'n arferol yng Nghymru neu Loegr
• p'un a yw'r unigolyn y mae'r ceisydd eisiau ei ysgaru yn preswylio'n arferol yng Nghymru neu Loegr
• p'un a yw domisil y ceisydd yng Nghymru neu Loegr
• p'un a yw domisil yr unigolyn y mae'r ceisydd eisiau ei ysgaru yng Nghymru neu Loegr
• cyfeiriadau, cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn y ceisydd
• cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn yr unigolyn y mae'r ceisydd eisiau ei ysgaru
• cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn cyfreithiwr y ceisydd (os oes ganddynt un)
• cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn cyfreithiwr yr unigolyn y mae'r ceisydd eisiau ei ysgaru (os oes ganddynt un)
• manylion achosion llys eraill y mae'r ceisydd wedi bod yn ymwneud â nhw
• manylion unrhyw achosion eraill y mae'r unigolyn y mae'r ceisydd eisiau ei ysgaru wedi bod yn ymwneud â nhw (os oes rhai)

Hysbysiadau

Mae angen ichi gofrestru i gael hysbysiadau i ddefnyddio’r gwasanaeth ysgaru. Mae hwn yn ofyniad cyfreithiol er mwyn i’r cais fynd yn ei flaen.

Storio eich data

Pan fyddwch yn defnyddio'r gwasanaeth hwn fe ofynnir ichi ddefnyddio’ch cyfeiriad e-bost i greu cyfrif. Byddwch yn gallu defnyddio’r cyfeiriad e-bost hwn a chyfrinair i fewngofnodi i wasanaethau eraill GLlTEM.

Tra byddwch yn llenwi neu'n ymateb i gais am ysgariad byddwn yn cadw eich data am hyd at 6 mis. Os na fyddwch yn cwblhau’r cais yn ystod yr amser hwn, bydd rhaid ichi ddechrau eto.

Pan gwblheir eich ysgariad cedwir manylion yr achos am 18 mlynedd. Ar ôl y cyfnod hwnnw, dilëir peth data (o’r dyfarniad amodol a'r dyfarniad terfynol).

Cedwir gweddill gwybodaeth yr achos am 82 blynedd arall. Ar ôl cyfanswm o 100 mlynedd dilëir y data hwn.

Pam rydym ni’n casglu eich data personol

Rydym ni’n casglu eich data personol i:

• brosesu eich cais
• bodloni gofynion cyfreithiol
• gwella’r gwasanaeth hwn

Mae ein staff yn defnyddio eich data personol i brosesu eich cais. Maent yn gweithio yn y DU ac mae eich data yn cael ei storio yn y DU.

Defnyddio eich data

Fel rhan o'ch cais fe ofynnir ichi ddefnyddio’ch cyfeiriad e-bost i greu cyfrif. Byddwch yn gallu defnyddio’r cyfeiriad e-bost hwn a chyfrinair i fewngofnodi i wasanaethau eraill GLlTEM.

Byddwn yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio’ch cyfeiriad e-bost i anfon negeseuon e-bost atoch trwy’r system GOV.UK Notify. O fewn Ardal Economaidd Ewrop yn unig y mae’r system yn prosesu negeseuon e-bost hyd nes y pwynt y mae negeseuon e-bost yn cael eu trosglwyddo i’r darparwr e-bost rydych chi’n ei ddefnyddio.

Rydym yn defnyddio cwcis i gasglu data am sut rydych yn defnyddio'r gwasanaeth hwn, yn cynnwys:

• os byddwch yn agor neges e-bost gennym neu’n clicio ar ddolen mewn e-bost
• cyfeiriad IP eich cyfrifiadur, ffôn symudol neu dabled
• yr ardal neu’r dref lle rydych yn defnyddio’ch cyfrifiadur, ffôn symudol neu dabled
• y porwr gwe rydych yn ei ddefnyddio

Rhannu eich data

Pan fydd eich hawliad neu eich cais yn cael ei brosesu, mae’n bosib y byddwn angen cysylltu ag adran, asiantaeth neu sefydliad arall yn y llywodraeth ac efallai y byddwn yn rhannu eich data gyda nhw.

Bydd unrhyw ddata a ddarperir gennych sydd angen ei argraffu yn cael ei rannu gyda Xerox (UK) Ltd. Er enghraifft, bydd y cais am ysgariad yn cael ei argraffu fel y gellir ei anfon at yr atebydd drwy’r post.

Os byddwch yn cysylltu â ni ac yn gofyn am help gyda'r gwasanaeth rydych yn ei ddefnyddio, efallai y byddwn yn rhannu eich data personol gyda’r Good Things Foundation. Rydym yn gweithio mewn partneriaeth â'r cwmni hwn i gynnig cefnogaeth wyneb yn wyneb.

Mewn rhai amgylchiadau efallai y byddwn yn rhannu eich data, er enghraifft er mwyn atal neu i ddatrys trosedd, neu i gynhyrchu ystadegau cyffredinol.

Rydym yn defnyddio Google Analytics i gasglu data am sut y defnyddir gwefan. Mae'r data cyffredinol hwn yn cael ei rannu gyda Google. Mae rhagor o wybodaeth am hyn yn ein telerau ac amodau.

Storio a rhannu eich data’n rhyngwladol

Weithiau efallai y bydd angen inni anfon eich gwybodaeth bersonol tu allan i'r DU. Pan fyddwn yn gwneud hyn, byddwn yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data.

Eich hawliau

Gallwch ofyn:

• i gael gweld y data personol rydym yn ei gadw amdanoch
• i'r data personol gael ei gywiro
• i'r data personol gael ei ddileu (bydd hyn yn ddibynnol ar yr amgylchiadau, er enghraifft os ydych chi’n penderfynu peidio â pharhau gyda’ch cais)
• i gyfyngu ar y mynediad at y data personol (er enghraifft, gallwch ofyn i'ch data gael ei storio am gyfnod hirach a pheidio â chael ei ddileu'n awtomatig)

Os ydych eisiau gweld y data personol rydym yn ei gadw amdanoch, gallwch:

• lenwi ffurflen i wneud cais gwrthrych am wybodaeth - bydd eich cais yn mynd i'r rheolydd data, sef MoJ
• ysgrifennu atom yn: Disclosure Team, Post point 10.38, 102 Petty France, Llundain, SW1H 9AJ

Gallwch ofyn am fwy o wybodaeth am:

• gytundebau sydd gennym ar rannu gwybodaeth gyda sefydliadau eraill
• pryd y caniateir inni drosglwyddo gwybodaeth bersonol amdanoch heb roi gwybod ichi
• ein cyfarwyddiadau i staff ynghylch sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol
• sut rydym yn gwirio bod yr wybodaeth sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol

Gallwch gysylltu â swyddog diogelu data’r MoJ drwy:

• ysgrifennu atom yn: Post point 10.38, 102 Petty France, Llundain, SW1H 9AJ
• anfon neges e-bost i: data.compliance@justice.gov.uk

Sut i gwyno

Gweler ein proses gwyno os ydych eisiau cwyno am sut rydym wedi trin eich data personol.

Ysgrifennwch at: Post point 10.38, 102 Petty France, Llundain, SW1H 9AJ

Anfonwch neges e-bost i: data.compliance@justice.gov.uk

Gallwch hefyd gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn anfodlon â’n hymateb neu'n credu nad ydym yn prosesu eich data personol yn gyfreithlon.